■チェックイン・チェックアウト
文書を共有しているとアプリケーションによっては、二人が編集を行ってしまい
先に保存した人のデータは後に保存した人に上書きされてしまうといったことが
あります。
また、更新中のファイル(自動保存で保存された文書)を他の人が編集してしま
うといったことも起こります。
このような問題は、チェックイン・チェックアウト機能で解消することが可能で
す。
チェックイン・チェックアウトでは、文書を編集する際、編集中とマーク(チェ
ックアウト)します。
他の人はチェックアウト中のファイルを開くことはできますが、編集することが
できないのです。
編集が完了(チェックイン)すると、他の人が編集可能となります。
このように一人にのみ編集を許可することで、文書の整合性を保つことが可能と
なります。
この機能
Excel
には搭載されています。
しかし、ほとんどのアプリケーションではこのような機能が提供されていないた
め、サーバーにこの機能が提供されたことは非常に意味があると考えます。
また、チェックイン後すぐに公開させず、承認されたもののみ公開することも可
能です。
例えば、上長の承認が必要になるように設定することができ、不用意な更新も避
けることが可能となりました。
■バージョン管理
WSS
には文書のバージョン管理機能も提供されています。
チェックインされたバージョンごとにファイルが保存され、どのバージョンにも
復元可能なのです。
前のバージョンに戻したい。参考にするために開きたい。といったニーズはあり
ますよね。
バージョン管理機能で、このようなニーズに対応することができるのです。
このバージョン管理機能ですが、機能的に共有フォルダのボリューム
シャドウ
コピーと少々被っています。
共有フォルダベースでファイル共有するなら、ボリューム
シャドウコピー、Web
ベースで管理するなら WSS のバージョン管理と使い分ければ良いでしょう。
ボリューム
シャドウコピーについては、次回以降にお話ししますね。
■コラボレーションを支援する共有ワークスペース
共有ワークスペースには、ドキュメント
ワークスペースと会議ワークスペースが
あります。
ドキュメント
ワークスペースを作成すると、ドキュメントを共同で作成すること
を支援する機能が用意されます。
もう少し噛み砕くと WSS
の機能であるチェックイン・チェックアウト、バージョ
ン管理、ディスカッションなどが追加され、さらにチーム情報を設定することで、
更新情報の通知が受けられるようになり、効率的にドキュメント作成に取り組む
ことができるのです。
会議ワークスペースでは、会議の出席者管理、議事録の管理、決定事項を共有す
ることができます。
さらに、進捗を確認することもでき、会議終了後も情報を効果的に共有できる機
能が提供されます。
まさに
WSS がコラボレーション ツールといわれる理由がココにあるのでしょう。
しかし、残念ながら、これら WSS
の機能を使っていらっしゃらない方は、まだ
まだ多いですね。
Windows Server 2003
を導入されたら、是非使ってみてください。
お勧めいたします。