Windows SharePoint Services (WSS) の文書管理機能

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■チェックイン・チェックアウト

文書を共有しているとアプリケーションによっては、二人が編集を行ってしまい
先に保存した人のデータは後に保存した人に上書きされてしまうといったことが
あります。

また、更新中のファイル（自動保存で保存された文書）を他の人が編集してしま
うといったことも起こります。

このような問題は、チェックイン・チェックアウト機能で解消することが可能で
す。

チェックイン・チェックアウトでは、文書を編集する際、編集中とマーク（チェ
ックアウト）します。

他の人はチェックアウト中のファイルを開くことはできますが、編集することが
できないのです。

編集が完了（チェックイン）すると、他の人が編集可能となります。
このように一人にのみ編集を許可することで、文書の整合性を保つことが可能と
なります。

この機能 Excel には搭載されています。
しかし、ほとんどのアプリケーションではこのような機能が提供されていないた
め、サーバーにこの機能が提供されたことは非常に意味があると考えます。

また、チェックイン後すぐに公開させず、承認されたもののみ公開することも可
能です。

例えば、上長の承認が必要になるように設定することができ、不用意な更新も避
けることが可能となりました。

■バージョン管理

WSS には文書のバージョン管理機能も提供されています。
チェックインされたバージョンごとにファイルが保存され、どのバージョンにも
復元可能なのです。

前のバージョンに戻したい。参考にするために開きたい。といったニーズはあり
ますよね。

バージョン管理機能で、このようなニーズに対応することができるのです。

このバージョン管理機能ですが、機能的に共有フォルダのボリューム シャドウ
コピーと少々被っています。

共有フォルダベースでファイル共有するなら、ボリューム シャドウコピー、Web
ベースで管理するなら WSS のバージョン管理と使い分ければ良いでしょう。

ボリューム シャドウコピーについては、次回以降にお話ししますね。

■コラボレーションを支援する共有ワークスペース

共有ワークスペースには、ドキュメント ワークスペースと会議ワークスペースが
あります。

ドキュメント ワークスペースを作成すると、ドキュメントを共同で作成すること
を支援する機能が用意されます。

もう少し噛み砕くと WSS の機能であるチェックイン・チェックアウト、バージョ
ン管理、ディスカッションなどが追加され、さらにチーム情報を設定することで、
更新情報の通知が受けられるようになり、効率的にドキュメント作成に取り組む
ことができるのです。

会議ワークスペースでは、会議の出席者管理、議事録の管理、決定事項を共有す
ることができます。

さらに、進捗を確認することもでき、会議終了後も情報を効果的に共有できる機
能が提供されます。

まさに WSS がコラボレーション ツールといわれる理由がココにあるのでしょう。

しかし、残念ながら、これら WSS の機能を使っていらっしゃらない方は、まだ
まだ多いですね。

Windows Server 2003 を導入されたら、是非使ってみてください。
お勧めいたします。

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