■グループウェアを導入するなら ASP も検討しよう!
情報インフラを検討するなら、インターネット上の ASP
(アプリケーション
サービス プロバイダ) も検討してみてはいかがでしょうか?
ASP
で提供しているグループウェアも充実しており、メール、予定表、
連絡先などの情報を共有できる基本機能は各社とも提供されています。
何より月額数百円からと非常に魅力的な価格で提供されています。
小さな企業、SOHO
などはもとより、中大企業でも部門レベル、チームレベル
でなら検討しても良いのではないでしょうか?
また、地理的・インフラ環境の問題で情報共有が難しいような場合も、
ASP
が解決策になることもあります。
たとえば、チームメンバが外にいることが多く、VPN などが利用できない
環境でASP
を利用すると威力を発揮するでしょう。
■社内インフラ構築
v.s. ASP
社内インフラを構築した場合と ASP
を利用した場合ではどちらがコストが
抑えられるのでしょうか?
答えは簡単!
ASP
に軍配があがるでしょう。
社内インフラの場合は初期費用だけでなく、運用管理を行う
管理者を立てる必要であったりと結構お金が掛かるものです。
ASP
を利用すると当然ながら毎月の支払いが発生しますが、
運用管理も ASP
が行ってくれますので圧倒的に有利です。
それにトラブルが発生した場合も、ASP
側で対応してくれますので
楽チンです。
自前の場合は、こうは行きません。
自社で対応またはベンダーに依頼する必要があり、
余計なタスクや追加費用が発生するものです。
社内インフラは自由度が高い反面、コストが掛かるということですね。
ASP
であれば、保守管理は ASP
側で行っていますので、そのような
コストは発生しません。
■検討すべきはセキュリティ
ASP
を利用するに当たって、もっとも注意すべき点はセキュリティでしょう。
中でも、まずはじめに検討すべきなのは、データの格納先が ASP
側の
サーバーであることが許容できるかどうかということです。
大抵の ASP
ではデータの保守管理は徹底すると明言していますが、
社外にデータを保管するわけですから情報漏洩のリスクはゼロではありません。
社内のポリシーとして社内情報を社外のサーバーに置くことが許容できないの
なら、ASP
は検討の対象から外れてしまいます。
そうなると社内でインフラを構築することになりますね。
サイボウズの Office6
やマイクロソフトの SBS2003
などの導入を検討する
必要があるでしょう。
また、社内の重要な情報がインターネットを経由するわけですから、
最低限、SSL
に対応している ASP
を検討すべきです。
暗号化されていない状態では、どこかでデータが読み取られる
危険が潜んでいます。
最後にデータのバックアップと復元をサポートしているかどうかも
検討すべきでしょう。
会社の大切なデータをロストした場合の損失は、少なくありません。
個人レベルならともかく、会社で利用するならバックアップは
必須と考えるべきですね。
図解スグ解る!「グループウェア」はこちら